Die Vorbereitungsphase beinhaltet die Auswahl der Schulen, die Zuweisung der Evaluationsteams, die Festlegung der Termine und die Durchführung einer Dienstbesprechung.

Die Schulaufsicht (SchA) benennt unter Einhaltung eines festgelegten Turnus die im folgenden Schuljahr zu evaluierenden Schulen und die dafür verantwortlichen Evaluationsteams. Die SchA informiert die Schulen über die bevorstehende Evaluation und verantwortet die Festlegung der jeweiligen Evaluationstermine in Absprache mit Schule und Evaluationsteam. Die Termine werden der QA zur Kenntnis und weiteren Planung übermittelt.

Die Durchführung der externen Evaluation erfolgt durch verschiedene Evaluationsteams. In einem Evaluationsteam sind drei schulische Evaluatorinnen bzw. Evaluatoren (EVA) und in der Regel eine Person aus der Elternschaft oder der regionalen Wirtschaft als nichtschulischer Evaluator bzw. nichtschulische Evaluatorin tätig. Schulische EVA sind Lehrkräfte mit großer pädagogischer Erfahrung, die von der SchA nach festgelegten Kriterien ausgewählt und für die Aufgabe von der QA in Zusammenarbeit mit der Akademie für Lehrerfortbildung und Personalführung (ALP) ausgebildet und qualifiziert werden. Nichtschulische EVA sind ehrenamtlich tätige Personen, die das Evaluationsteam mit ihrer Außensicht unterstützen und für ihre Aufgabe durch die SchA und die QA geschult werden. Die Teams arbeiten schulartspezifisch, d. h. ein Team evaluiert grundsätzlich nur Schulen der eigenen Schulart. Bei gemeinsam evaluierten Grund- und Mittelschulen sind immer Lehrkräfte beider Schularten im Team vertreten. In jedem Team trägt eine Person aus der Reihe der schulischen EVA als Teamsprecherin bzw. Teamsprecher (TSP) die Hauptverantwortung für die Arbeit im Team sowie für die Organisation und Durchführung der externen Evaluation an der Einzelschule. Für diese zusätzlichen Aufgaben werden die TSP in einem eigenen Ausbildungsmodul an der ALP geschult.

Die inhaltliche Vorbereitung der externen Evaluation erfolgt in der Regel bei einer von der SchA verantworteten und durchgeführten Dienstbesprechung, möglichst noch zum Ende des vorhergehenden Schuljahres. Dazu lädt die SchA die SL der zu evaluierenden Schulen, die zuständigen TSP sowie eine Vertretung der SEK oder SEM ein. Die SL werden über die anstehende Evaluation in allgemeiner Form informiert, die TSP stellen sich den jeweiligen SL vor und SEK oder SEM erläutern die Möglichkeiten der systematischen Unterstützung und Begleitung an der Schnittstelle zwischen Evaluation und Schulentwicklung.

Mit ausreichendem Vorlauf (ca. 8 bis 10 Wochen) zum Schulbesuch findet ein Organisationsgespräch an der Schule zwischen TSP, der (erweiterten) SL und ggf. dem örtlichen Personalrat statt. Die Dienstbesprechung ersetzt nicht das Organisationsgespräch. Denn dessen Ziel ist es, den Ablauf der externen Evaluation an der Einzelschule konkret zu planen und zu terminieren, Konsequenzen und Nutzung der Evaluation vor Ort zu erklären und die Schule bei inhaltlichen und organisatorischen Fragen zu beraten.

Zur Stärkung der Nützlichkeit der Evaluation bestimmt die Schule in der Vorbereitungsphase für sich ein Wahlpflichtthema. Mit dem Schuljahr 2020/21 stehen die drei Wahlpflichtthemen Digitalisierung, Umgang mit Heterogenität und Offener Ganztag zur Auswahl. Das Wahlpflichtthema ermöglicht der Schule, sich formatives Feedback zu einem für sie relevanten Entwicklungsbereich einzuholen. Zudem wird ihr besonderes Engagement in diesem Bereich erfasst und gewürdigt. Für die Wahlpflichtthemen sind relevante Qualitätsmerkmale (Anforderungen und Indikatoren) formuliert. Diese werden im Evaluationsbericht im Kontext der jeweiligen schulischen Rahmenbedingungen zusammenfassend beschrieben. Die beiden Wahlpflichtthemen Digitalisierung und Heterogenität sind wegen ihrer hohen Relevanz im Kontext Schule in Form von sog. Querschnittsthemen im Qualitätstableau verankert und werden unabhängig von der Entscheidung für ein Wahlpflichtthema in jeder Evaluation miterfasst, aber abhängig vom Wahlpflichtthema detailliert beschrieben.

Die Schule kann im Sinne der Selbstreflexion und Eigenverantwortung vor dem Schulbesuch optional eine Selbsteinschätzung bezüglich selbstgewählter Qualitätskriterien aus dem Qualitätstableaus durchführen. Die Selbsteinschätzung ermöglicht einerseits eine Auseinandersetzung mit den Qualitätsmerkmalen, andererseits werden dadurch die Beteiligten motiviert, im Nachgang der externen Evaluation die Fremdeinschätzung durch das Evaluationsteam mit ihrer eigenen Einschätzung abzugleichen. Dieser Abgleich kann als Reflexionsgrundlage für die weitere Schulentwicklung dienen (siehe Kapitel 5.5). Die Selbsteinschätzung ist ein wichtiger Baustein für die Nützlichkeit der Evaluation, dient ihr jedoch nicht als Datenquelle und wird entsprechend dem Evaluationsteam nicht vorgelegt.

Die Vorstellungskonferenz (VK) findet auf Wunsch der Schule ca. 4 Wochen vor dem Schulbesuch statt und kann mit einer ohnehin stattfindenden Lehrerkonferenz kombiniert werden. An der VK nehmen SL und Lehrkräfte verpflichtend, andere Mitglieder der Schulgemeinschaft optional teil. Die SL lädt zur VK ein. Findet die VK nicht statt, so ist es Aufgabe und Verpflichtung der SL, das Kollegium und die gesamte Schulfamilie (Schülerinnen und Schüler, Eltern, ggf. Ausbildungspartner, weiteres schulisches Personal sowie Schulaufwandsträger) über die wesentlichen Aspekte der externen Evaluation zu informieren. 

Im Vorlauf und in Vorbereitung des Schulbesuchs werden über Dokumente und Befragungen Daten erhoben. Folgende Dokumente, die an der Schule vorhanden sein sollen, sind dabei digital vorzulegen: Schulentwicklungsprogramm (SEP), Zielvereinbarungen aus der letzten externen Evaluation, Medienkonzept und Konzept zur Kooperation zwischen Elternhaus und Schule (KESCH). Zusätzlich können optional weitere Dokumente bereitgestellt werden. Ergänzt werden diese Dokumente durch ausgewählte quantitative Indikatoren der zu evaluierenden Schule, welche die QA automatisiert zur Verfügung stellt.

Mithilfe schulartspezifischer, standardisierter Befragungen von Lehrkräften, Schülerinnen und Schülern sowie Eltern und Erziehungsberechtigten (bzw. bei berufsqualifizierenden Schulen Ausbildungspartnern in Betrieben) werden repräsentative Einschätzungen dieser Personengruppen über ihre Schule erfasst. Beispiel-Fragebögen für alle Befragtengruppen sind auf der Internet-Seite der QA einsehbar. Die Befragungen erfolgen digital unter Verwendung von Zugangscode und TAN (Transaktionsnummer). Sollte eine Online-Befragung aus technischen oder organisatorischen Gründen nicht möglich sein, kann diese in Absprache mit der QA in Papierform durchgeführt werden. Die Schule erhält in diesem Fall besondere Hinweise zur Durchführung der Befragungen, um die Anonymität der Befragten und die Repräsentativität der Ergebnisse gewährleisten zu können. Die Befragungsergebnisse liegen dem Evaluationsteam und der Schulleitung spätestens zwei Wochen vor dem Schulbesuch im Online-Befragungssystem zum Abruf vor.

Im Rahmen des mehrtägigen Schulbesuchs (in der Regel drei Tage) sammelt das Evaluationsteam Daten bei Unterrichtsbeobachtungen, in Interviews und beim Schulhausrundgang.

Das Evaluationsteam führt Unterrichtsbeobachtungen durch, um u.a. durch diese Methode einen Einblick in die Unterrichtsqualität der Schule zu erhalten. Dafür kann die Lehrerkonferenz zwischen der bisher üblichen 45-minütigen und einer neu eingeführten 20-minütigen Dauer pro Unterrichtsbesuch (schuleinheitlich) wählen. Die 20-minütigen Beobachtungseinheiten ermöglichen eine deutlich höhere Zahl an besuchten Unterrichtsstunden (ca. 30) als die 45-minütigen (ca. 18). Gerade bei Schulen mit einer größeren Anzahl an Lehrkräften (mehr als 40) sind 20-minütige Einheiten somit für eine breite Erfassung des Unterrichtsangebots von Vorteil. Jede Lehrkraft wird in der Regel nur einmal im Unterricht besucht (Ausnahme bei Schulen mit wenigen Lehrkräften).

Die jeweilige Schule trifft zudem die Entscheidung, ob die zu besuchenden Unterrichtsstunden durch das Evaluationsteam ausgewählt werden („offene Tür“), oder aber durch die Schule festgelegt und in eine vom Team bereitgestellte Vorlage eingetragen werden. Hierbei sind bestimmte Vorgaben zu berücksichtigen hinsichtlich der Verteilung auf unterschiedliche Klassen, Unterrichtsfächer und Lehrkräfte der Schule.

Das Instrument zur Unterrichtsbeobachtung bezieht sich auf Kriterien und Anforderungen des Moduls A „Lehren und Lernen“ im Qualitätstableau. Ein Beispiel-Unterrichtsbeobachtungsbogen ist auf der Internet-Seite der QA einsehbar. Gemäß dem Vier-Augen-Prinzip beobachten die EVA immer im Tandem. Jede beobachtende Person bearbeitet den Unterrichtsbeobachtungsbogen zunächst für sich. Anschließend erfolgt im fachlichen Gespräch eine Einigung auf einen Konsens, der in die Datensammlung des Evaluationsteams einfließt.

Das Evaluationsteam führt außerdem Interviews mit verschiedenen Personengruppen durch (SL, Lehrkräfte, ggf. Personalvertretung, weiteres schulisches Personal, Schülerinnen und Schüler, Eltern/Erziehungsberechtigte und ggf. Ausbildungspartner). Sie dienen der vertieften Informationsgewinnung und Datenklärung. Die SL lädt unter Berücksichtigung gewisser Vorgaben (Zeitraum und Dauer, Anzahl der Personen, keine Personen in zwei Interviews u. a.) die jeweiligen Interviewpartner ein. Für die Durchführung der Interviews kommen schulart- und adressatenspezifische Leitfäden (mit Themenschwerpunkten je Interviewgruppe) zur Anwendung.

Bei einem Schulhausrundgang - während des ersten Schulbesuchstages oder bereits am Tag der Vorstellungskonferenz - werden Informationen zu den Rahmenbedingungen der Schule eingeholt. Das Evaluationsteam wird dabei von einem Mitglied der SL, einer Person aus der Hausverwaltung sowie nach Möglichkeit einem Vertreter bzw. einer Vertreterin des Schulaufwandsträgers begleitet. Die Beobachtungen werden in einem Beobachtungsbogen festgehalten und ergänzen die Beschreibung der „förderlichen“ oder „hinderlichen“ Rahmenbedingungen, welche die SL aus ihrer Sicht im Vorfeld des Schulbesuchs erstellt und an das Evaluationsteam übermittelt hat.

Im Anschluss an die Schulbesuchstage analysiert das Evaluationsteam die Informationen aus den verschiedenen Datenquellen. Zur Zusammenfassung und Triangulation kommt ein strukturiertes Datensammelblatt zur Anwendung. Die im Qualitätstableau festgesetzten Anforderungen werden somit datengestützt im Konsens bewertet und durch schulspezifische Erläuterungen und Beispiele ergänzt.

Der Bericht gliedert sich in drei Abschnitte: Rahmenbedingungen; Prozessqualitäten von Schule und Unterricht; Ergebnisse schulischer Arbeit.

Die Kriterien C1 und C2 des Moduls „Schule leiten“ werden der SL gesondert übermittelt (Schulleitungsbericht). Alle anderen Inhalte des Berichts sind an die gesamte Schulgemeinschaft adressiert und werden dieser verpflichtend zur Einsicht verfügbar gemacht. Die SL erhält zudem die aggregierten und somit anonymen Ergebnisse der Befragungen und Unterrichtsbeobachtungen. Sie trägt Sorge dafür, dass im Sinne der Transparenz alle Befragtengruppen über die Ergebnisse informiert sowie im Rahmen ihrer Möglichkeiten an deren Nutzung für die weitere Schulentwicklung beteiligt werden.

Grundsätzlich gilt, dass die Abschlussberichte der externen Evaluation ausschließlich der Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung dienen und weder für die Öffentlichkeit (z. B. als Download auf der Schulhomepage) noch für den Vergleich zwischen einzelnen Schulen (Ranking o. ä.) bestimmt sind. Alle Mitglieder der Schulgemeinschaft sind zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die Abschlussphase der Evaluation beinhaltet die Berichtsübermittlung, Rückfragen der Schule zum Bericht, die Berichtskonferenz (BK), ggf. eine Stellungnahme der Schule und die Auftaktveranstaltung zur Weiterentwicklung (AVW).

Ungefähr zwei Wochen nach dem Schulbesuch steht der vollständige (vorläufige) Bericht für die SL zum Download bereit und wird danach zeitnah von der SL an die Schulgemeinschaft weitergegeben. Die Schule leitet ggf. ihre Rückfragen und Anmerkungen zum Evaluationsbericht in schriftlicher Form an die TSP weiter. Bei der BK werden diese Fragen durch das Evaluationsteam beantwortet.

An der BK (ca. sechs Wochen nach dem Schulbesuch) nehmen das Evaluationsteam, die SL, das Kollegium, Vertreterinnen und Vertreter der Schülerinnen und Schüler, Vertreterinnen und Vertreter von Eltern bzw. Ausbildungspartnern (bei berufsqualifizierenden Schulen), weiteres schulisches Personal, nach Möglichkeit ein Vertreter oder eine Vertreterin des Schulaufwandsträgers und ggf. Kooperationspartner (z. B. für den offenen Ganztag) teil. Die Schule entscheidet, ob sie bereits zur BK eine SEM einlädt. Ziel der BK ist die transparente und verständliche Kommunikation der Evaluationsergebnisse (Zusammenfassung, Schwerpunkte, Empfehlungen, Anerkennung), die Beantwortung von vorab eingereichten und/oder spontan auftretenden Fragen. Die BK soll nicht als reiner Vortrag des Evaluationsteams, sondern vielmehr als Dialog zwischen den EVA und den Mitgliedern der Schulgemeinschaft durchgeführt werden, wodurch eine vertiefende Auseinandersetzung und die Reflexion der Ergebnisse befördert werden soll.

Im Anschluss an die BK hat die Schule zwei Wochen Zeit, um optional eine schriftliche Stellungnahme zum Bericht zu verfassen. Das Evaluationsteam erstellt binnen einer Woche, ggf. unter Berücksichtigung der Stellungnahme, den finalen Abschlussbericht. Dieser steht der SL, der SchA und ggf. der SEM[1] zur Einsicht bereit und ist die Grundlage für die sich anschließende AVW.

Die AVW findet zeitnah (ca. drei Wochen nach der BK) statt und ist das zentrale Bindeglied zwischen Evaluation und Schulentwicklung. Diese Veranstaltung ist verpflichtend, die Organisation liegt in der Verantwortung und Zuständigkeit der SL der evaluierten Schule. Zu dieser Besprechung lädt die SL die zuständige Person der SchA, den bzw. die TSP und nach Möglichkeit die zuständigen SEM ein. Ziel der Besprechung ist es, die Ergebnisse und Empfehlungen des Evaluationsberichts im Abgleich mit internen Daten und Wahrnehmungen (ggf. auch der Selbsteinschätzung der Schule) sowie schulspezifischen bzw. bildungspolitischen Vorgaben zu reflektieren und eine erste Identifizierung und Priorisierung von Handlungsfeldern vorzunehmen sowie den weiteren Schulentwicklungsprozess zu planen. Es wird ausdrücklich empfohlen, eigens dafür geschulte SEM für die Moderation dieser Veranstaltung einzubeziehen.

Darauf aufbauend schließt die SchA mit der Schule Ziel- und Handlungsvereinbarungen, welche die SchA bis spätestens sechs Monate nach Beendigung der Evaluation der QA elektronisch zusendet. In einem Gespräch zur Auftragsklärung kann die SL mit den SEM vereinbaren, dass sie die Schule auch im weiteren Schulentwicklungsprozess beraten und bei der Umsetzung von Maßnahmen unterstützen.

 

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[1] Die Weitergabe an die SEM erfolgt ausschließlich durch die SL.